Sa lahat ng magagamit na paraan ng komunikasyon, maaari mong isipin na ang iyong mga empleyado ay hindi nangangailangan ng pagsasanay sa messaging na interoffice. Ang katotohanan ay ang iba't ibang mga pagpipilian ay kadalasang ginagawang mahirap na piliin ang tamang landas. Ang pagtatag ng ilang mga alituntunin at mga pinakamahuhusay na kasanayan ay nagsisiguro na ang mga empleyado ay gumagawa ng tamang mga pagpipilian kapag ang maraming mga tanggapan ay nakikibahagi sa dialog. Kapag mayroon kang malinaw na mga protocol, nangyayari ang mas kaunting mga salungatan at hindi pagkakaunawaan.
$config[code] not foundPaglikha ng Mga Patakaran at Pamamaraan
Ang pagbalangkas, pagsulat, pag-revise at pag-publish ng mga patakaran at pamamaraan ay pormal na nag-pormal sa mga pangunahing pakikipag-ugnayan na nagaganap sa iyong kumpanya. Kung hindi ka maglaan ng oras upang isaalang-alang ang mga sitwasyong ito, ang mga paglabag sa seguridad at mga alalahanin sa pagkapribado ay maaaring mag-alis ng iyong mga operasyon. Kailangan mong magtakda ng mga pamantayan kung paano mo kinokolekta, pinoproseso, inililipat at ginagamit ang impormasyon sa pagitan ng mga tanggapan, gamit ang email, mga espesyal na sobre para sa postal mail at iba pang mga pinabilis na pamamaraan. Mag-ingat upang protektahan ang mga tauhan at data ng customer at tiyakin na ikaw ay nasa legal na pagsunod. Halimbawa, ang mga empleyado ng tren upang makita ang mga kahina-hinalang email na kumakatawan sa phishing o iba pang mapanlinlang na aktibidad sa Internet.
Pagbubuo ng Mga Template
Ang mga empleyado ng pagsasanay sa interoffice communication ay dapat magsama kung paano gamitin ang mga template para sa email, mga newsletter, mga pagtatanghal at iba pang impormasyon sa opisina. Sa pamamagitan ng paglikha ng isang standard na format, ipinapatupad mo ang paggamit ng logo ng kumpanya, mga font at mga kulay. Ang paglalathala sa mga ito sa isang intranet site ng kumpanya ay nagbibigay sa kanila ng madaling ma-access sa lahat ng mga empleyado. Kabilang sa pagsasanay ang naglalarawan sa layunin ng template, kung paano i-customize ito at gamitin ito.
Pagsasagawa ng mga Pagsasanay sa Role-Playing
Ang hindi epektibong interoffice komunikasyon ay nangyayari kapag ang mga tao ay hindi nagpahayag ng kanilang mga sarili nang malinaw, pakinggan nang mabuti at igalang ang bawat isa. Sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mga pagsasanay sa pagbubuo ng koponan, nagbibigay ka ng pagkakataon para sa iyong kawani na magsanay sa pakikipag-usap sa isang hindi nagbabantang kapaligiran sa pagsasagawa. Halimbawa, hatiin ang isang pangkat ng mga empleyado mula sa magkakaibang lokasyon sa mga pares. Hilingin sa mga kalahok na mag-isip tungkol sa isang mahirap na pag-uusap, tulad ng pagwawakas ng empleyado. Ang isang tao ay gumaganap ng tungkulin ng tagapamahala, at ang iba pang tao ay gumaganap ng papel ng empleyado. Pagkatapos ng limang minuto ng paghahatid ng mensahe, hilingin sa mga kalahok na pag-usapan ang pag-uusap at kung ano ang nagtrabaho o hindi nakatulong sa proseso. Hindi namin maiiwasan ang mga hindi pagkakasundo o negosasyon sa lugar ng trabaho. Gayunpaman, sa pamamagitan ng pag-aaral kung paano maintindihan ang mga pattern na hindi nakatulong sa resolusyon, maaari naming makipag-usap nang walang pagtatanggol, makinig sa tunay na kahulugan sa kung ano ang sinabi, manatiling kalmado sa kabila ng mga akusasyon at galit, at tumuon sa produktibong paglutas ng problema.
Gantimpala at Kinikilala ang Mga Magandang Komunikador
Kapag nagtatag ka ng mga pattern ng epektibong komunikasyon, ipagpatuloy ang takbo sa pamamagitan ng paggalang at pagkilala sa mga taong nagkakalat ng labanan at nakikipagtulungan. Halimbawa, maaari mong gantimpalaan ang mga manlalaro ng koponan na gumagamit ng social media na may pananagutan upang itaguyod ang mga produkto ng kumpanya sa pamamagitan ng pamamahagi ng mga maliit na token ng iyong pagpapahalaga, tulad ng mga gift card, mga tiket ng pelikula o mga kupon. Maaari mo ring pasalamatan sa publiko ang mga empleyado para sa kanilang kakayahang ipaalam sa mga tao ang mga pulong sa mga pulong, mga kaganapan at mga seremonya. Halimbawa, magbigay ng isang sertipiko ng tagumpay para sa pinakamahusay na newsletter na ipinamamahagi sa iyong kumpanya.
