Ang mga coordinator ng komperensiya, o mga tagaplano ng pulong, kadalasan ay nasasangkot sa bawat aspeto ng isang pagpupulong, mula sa pagkuha ng mga unang kontrata na nilagdaan upang linisin sa huling araw ng kaganapan. Sa pagitan ng may malawak na hanay ng mga tungkulin na maaari mong asahan na makatagpo. Mula noong 2014, nagkaroon ng malaking pagkakataon sa larangan na inaasahang tumagal ng hindi bababa sa pamamagitan ng 2024, habang hinuhulaan ng Bureau of Labor Statistics ang pagtaas ng trabaho para sa mga conference coordinator sa halos 10 porsiyento.
$config[code] not foundPre-Planning
Bilang tagapag-ugnay, responsibilidad mong tiyakin na ang lahat ng mga detalye na kailangan ng iyong mga kliyente ay nakasulat sa isang kontrata bago ka magsimula sa paghahanda para sa kumperensya. Makikipagkita ka sa nangunguna ng samahan para sa kumperensya upang malaman ang mga detalye tulad ng kung gaano karaming ay inaasahang dumalo, kung anong mga pagkain at meryenda ang kailangan, sino ang pinupuntirya ng target audience, kung ano ang layunin ng kumperensya at kung anong uri ng badyet pinipigilan ang kliyente sa ilalim ng kliyente. Bukod pa rito, kailangan mong makipag-ayos sa mga vendor, pasilidad at iba pang mga service provider at isulat ang kabuuang halaga para sa kaganapan. Madalas kang magkaroon ng badyet na kailangan mong magtrabaho sa loob.
Ayusin ang Kaganapan
Sa sandaling natapos mo na ang lahat ng mga detalye kung saan magaganap ang kaganapan at kung sino ang magbibigay ng mga serbisyo, magkakaroon ka ng responsibilidad sa pag-aayos ng mga detalyeng iyon sa isang maayos na operasyon na dumadaloy. Kailangan mong malaman kung aling mga silid ang magagamit ng iba't ibang mga nagsasalita depende sa kung gaano kalaki ang hinulaan ng pagawaan at kung gaano karaming mga bisita ang inaasahang bumili ng mga banquet ticket. Sa iyong kliyente, ikaw ang mananagot sa pagpili ng menu, kaayusan ng talahanayan at entertainment at gumawa ng mga pagsasaayos para sa mga mikropono at audiovisual na pangangailangan ng mga nagsasalita. Kung ang mga dadalo ay naninirahan sa mga hotel maliban sa kung saan ikaw ay may hawak na pagpupulong, maaaring kailangan mong ayusin ang transportasyon para sa kanila. Sa oras ng kaganapan, dapat ay lumikha ka ng isang detalyadong iskedyul at listahan ng mga contact para sa bawat serbisyo.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingSubaybayan ang Kaganapan
Sa panahon ng kumperensya, inaasahang tatawagan ka na mag-ingat sa mga huling kahilingan at matiyak na ang mga vendor ay kung saan sila dapat. Maaga sa unang araw, gagawa ka ng paglilibot sa pasilidad upang matiyak na ang mga eksibit na booth ay nakaayos nang angkop, na ang hotel ay handa na para dumating ang mga bisita at sapat na ang signage. Maaari kang magdala ng isang walkie-talkie o maging handa sa iyong cell phone upang agad na tumugon sa mga kahilingan ng client. Bilang karagdagan sa pagmamasid sa progreso ng kumperensya habang ito ay nangyayari, ang iyong responsibilidad ay pangunahin sa pag-troubleshoot at malutas ang mga problema habang lumalabas sila.
Sundin Up
Ang isang epektibong coordinator ay nagbibigay ng follow-up sa mga kliyente upang malaman kung ang kaganapan ay itinuturing na matagumpay. Kakailanganin mo ring mangolekta ng pagbabayad kaagad pagkatapos ng kaganapan at bayaran ang iyong mga vendor. Gumawa ng isang survey para sa mga kalahok upang punan bago umalis sa kaganapan at ibahagi ang mga resulta sa iyong kliyente. Kilalanin ang mga nangungunang organizers mula sa kumpanya na gaganapin ang conference para sa feedback. Dahil maraming mga conference coordinator ay nasasangkot din sa pagbebenta ng kanilang mga serbisyo, maaaring kailangan mong hilingin ang trabaho ng pag-uugnay sa susunod na pagpupulong o kumperensya kapag ginawa mo ang follow-up na ito.
