Isipin na pinilit na rifle sa pamamagitan ng filing cabinets sa paghahanap ng isang lumang folder na may isang mahalagang piraso ng dokumento na kailangan mo upang malutas ang isang pagtatanong ng customer.
Buweno, ang paghahanap ng naturang impormasyon na gaganapin sa loob ng isang dokumentong papel na dokumento ay maaaring pagbubuwis, nakakadismaya, at walang alinlangan na makapagpabagal sa iyo. Gayunpaman, kapag na-scan mo ang iyong lumang mga dokumento at iniimbak ang mga ito sa isang elektronikong database, maaari itong gumawa ng pamamahala ng dokumento na mas simple at mas mahusay para sa iyong negosyo.
$config[code] not foundAno ang Pag-scan ng Dokumento?
Ang pag-scan ng dokumento, kilala rin bilang imaging ng dokumento, ay tinukoy lamang bilang proseso ng pagkuha ng isang digital na imahe ng isang papel na dokumento (o isang microfilm).
"Ito ay kung paano ang iyong mga dokumento sa papel ay convert sa mga elektronikong nahahanap na mga imahe, na maaaring makatulong sa iyong proseso ng negosyo," si Neil McKeever, isang espesyalista sa dokumento na may dokumento sa pamamahala ng dokumento na nakabatay sa UK at pag-scan ng serbisyo na Kefron, ay nagsabi sa Small Business Trends sa isang tugon sa email.
Ang buong proseso ng pag-convert ng pisikal na mga dokumento sa digital na format ay kinabibilangan din ng pag-scan at pagkuha ng imahe gamit ang software ng Optical Character Recognition (OCR). Pinapayuhan ng OCR ang mga digital na larawan at lumiliko ang mga ito sa mga dokumento ng teksto upang payagan ang mga keyword na maghanap sa loob ng isang dokumento.
"Kapag tapos na nang tama, ang pag-scan ng dokumento ay maaaring baguhin ang paraan ng pagpapatakbo ng iyong negosyo para sa mas mahusay, at i-save ka ng parehong oras at pera," idinagdag ni McKeever.
Mga Benepisyo sa Negosyo ng Mga Dokumento sa Pag-scan
Ayon sa McKeever, na ang nakasaad na trabaho ay upang matulungan ang mga maliliit at corporate na mga customer na ipatupad at mapanatili ang kanilang sistema ng pamamahala ng impormasyon sa pinakamabisang at napapanahong paraan, mayroong maraming mga kadahilanan ang pag-scan sa dokumento (o imaging) ay maaaring mahalaga para sa iyong negosyo.
Ipinaliliwanag niya ang anim na pangunahing benepisyo ng pag-scan ng dokumento para sa mga negosyo:
1. Ang Pag-scan ng Dokumento ay nagse-save ng Oras at Pera
Sa madaling pag-access sa lahat ng iyong mga file at mga dokumento sa pag-click ng isang pindutan, ikaw o ang iyong kawani ay hindi kailangang mag-aaksaya ng oras na maghanap sa pamamagitan ng mga kahon at mga file sa pagtatangkang hanapin ang dokumento na kailangan mo. Hindi ka magbabayad ng kawani para sa isang gawain na maaaring tumagal ng oras kung kailan dapat itong makumpleto sa loob ng ilang segundo.
2. Pag-scan ng Dokumento Nagpapabuti ng Iyong Serbisyo sa Kostumer
Sa imaging ng dokumento, maaari mong i-digitize ang bawat bahagi ng isang file at i-index ito sa isang hanay ng metadata. Nangangahulugan iyon na kung kailangan mo ng isang partikular na piraso ng impormasyon - tulad ng isang numero ng invoice - maaari mong mahanap ito agad. Ito ay lalong kapaki-pakinabang kung gusto mong matugunan ang mga pangangailangan ng iyong mga customer sa lalong madaling panahon.
3. Ang Pag-scan ng Dokumento ay Binabawasan ang Imbakan Space
Sa pamamagitan ng pag-convert ng lahat ng iyong pisikal na mga dokumento sa mga digital na file, hindi mo na kailangang iimbak ang mga ito kung saan sila malapit sa kamay. Maaari silang i-box up at maipadala sa mga secure, dedikadong site, pagpapalaya ng espasyo sa iyong opisina para sa mas mahahalagang bagay at pagbawas ng mga gastos na nauugnay sa imbakan ng file ng papel.
4. Pag-scan ng Dokumento Nagpapabuti ng Seguridad
Tulad ng hindi mo kakailanganin ang mga file na papel sa site, maaari mong panatilihin ang mga ito sa mga pasadyang imbakan pasilidad na may mga natitirang mga protocol ng seguridad. Hindi mo na kailangang mag-alala tungkol sa seguridad sa iyong opisina alinman, dahil ang lahat ng mga digital na file at pag-backup ay maaaring ma-imbak sa malayo sa lubos na secure na mga server.
5. Ang Pag-scan ng Dokumento ay Nagbibigay-daan sa Iyong Ibahagi at Makipagtulungan
Isa pang mahusay na pakinabang ng mga digital na file sa paglipas ng mga papel ay pagbabahagi ng dokumento. Maaaring ma-access ng maraming kasamahan ang parehong dokumento kapag kinakailangan, pagbabawas ng nasayang na oras sa sandaling muli kung saan ang mga file ng papel ay dapat na ipasa mula sa isang departamento patungo sa isa pa.
6. Ang Pag-scan sa Dokumento ay Tumutulong sa Iyong Pagkilala sa Mga Pagsunod sa Pagsunod
Sa wakas, maaari mong makita na ang mga pamamaraan sa pagsunod sa iyong industriya ay nangangailangan sa iyo na panatilihin ang ilang mga dokumento nang digital, pati na rin ang pisikal. Ang paglagay ng isang secure at mahusay na solusyon sa imaging ng dokumento sa lugar ngayon ay maaaring i-save ka ng oras at pagsisikap down ang linya.
Pag-scan ng Larawan sa pamamagitan ng Shutterstock
3 Mga Puna ▼
