Ang Microsoft Teams ay isang tool sa komunikasyon sa loob ng Office 365 na nagbibigay ng maliliit na negosyo ng isang direktang paraan upang makipag-usap at makipagtulungan sa mga empleyado. Para sa mga hindi nagamit ang Mga Koponan ng Microsoft, makakatulong ito upang makakuha ng ilang mahalagang mga tip at pananaw mula sa mga eksperto upang masulit ang mga ito.
Mga Tip sa Microsoft Team
Si Simona Millham ay isang Microsoft Certified Trainer at isang trainer para sa IT learning platform CBT Nuggets. Nagbahagi siya ng ilang mahahalagang tip para masulit ang mga Microsoft Team para sa mga maliliit na negosyo sa interbyu sa email sa Small Business Trends.
$config[code] not foundI-minimize ang Komunikasyon sa Email
Ang isa sa mga pinakamalaking benepisyo ng Mga Koponan ng Microsoft ay nagbibigay-daan ito sa mga negosyo na panatilihin ang lahat ng kanilang komunikasyon na nakaayos sa isang lugar, sa halip na umasa sa mahabang mga kadena ng email na madaling mawawala sa shuffle. Kaya kung gagawin mo ang karamihan ng mga Koponan ng Microsoft, gamitin ito sa halip na, hindi bilang karagdagan sa, email para sa mga panloob na komunikasyon.
Sinabi ni Millham, "Kung ang isang tao ay nagpapadala ng isang email sa pangkat na humihingi ng medyo maliit na tanong, at lahat ay tumugon, na bumubuo ng isang kakila-kilabot na maraming email. Ang mga pag-uusap ay nasa puso ng Mga Koponan, na ginagawang madali upang makita ang mga thread sa isang sulyap, at mabilis na tumugon kung saan may kaugnayan. "
Ibahagi ang Mga Pag-uusap sa Mga Bagong Miyembro ng Koponan
Ang mga Koponan ng Microsoft ay maaari ring gumawa ng mas madali ang mga bagong empleyado sa pagluluto. Kapag gumawa ka ng isang bagong upa, o magdagdag ng isang umiiral na miyembro ng koponan sa isang bagong proyekto, maaari mong ibahagi ang mga pag-uusap mula sa thread na iyon o proyekto sa kanila upang madaling mahuli nila, sa halip na pagpapadala ng mga ito ng maraming mga email o paghahatid sa mga ito ng masalimuot na mga dokumento.
Manatili sa Ilang Grupo
Pinapayagan ka ng Mga Microsoft Team na italaga ang iba't ibang mga grupo sa loob ng iyong samahan upang maaari mong panatilihin ang mga pag-uusap na may mga kaugnay na miyembro ng koponan. Ngunit huwag magpunta sa paggawa ng mga grupo para sa bawat posibleng kumbinasyon ng mga empleyado kaagad. Isaalang-alang kung sino ang nagtutulungan nang sama-sama sa mga proyekto ng madalas at lumikha lamang ng mga grupong iyon na may katuturan upang hindi mapangalagaan ang lahat ng may maraming mga pagpipilian. Maaari mong palaging magdagdag ng ibang pagkakataon.
Magkaroon ng Layunin para sa bawat Grupo
Kung ikaw ay struggling upang matukoy kung ano ang mga grupo upang magsimula sa, isaalang-alang kung ano ang nais mong makamit para sa bawat grupo. Halimbawa, maaaring gusto mo ang isang grupo para lamang sa pamamahala ng top-level, na kung saan ay nais mong i-on kapag gumagawa ng malaking strategic desisyon. Ngunit maaaring gusto mo rin ang mga grupo para lamang sa mga tiyak na layunin tulad ng suporta sa IT at marketing sa social media.
Magdagdag ng Mga Grupo habang Pupunta ka
Mula doon, maaari mong laging magdagdag ng mga grupo bilang tawag sa mga partikular na proyekto para sa kanila. Sabihing mayroon kang isang espesyal na proyektong kliyente na nagsasangkot ng mga tao mula sa ilang mga kagawaran na hindi karaniwang nagtutulungan. Gumawa ng isang grupo na para lamang sa pagkakataong iyon upang ang mga manggagawa ay hindi kailangang makipag-usap sa isang mas pangkalahatang thread.
I-set Up Audio Conferencing
Nag-aalok din ang Microsoft Teams ng isang tampok na audio conferencing upang maaari kang mag-host ng mga pulong ng boses sa loob ng mga partikular na grupo o sa isa o dalawang miyembro ng pangkat. Ito ay maaaring maging isang partikular na kapaki-pakinabang na tampok lalo na kung mayroon kang ilang mga miyembro ng koponan na gumana nang malayuan. Maaari mo ring gamitin ito upang makipag-ugnayan sa mga kliyente sa labas sa pamamagitan ng isang bagong tampok sa pag-access ng bisita.
Lumikha ng isang Diskarte sa Komunikasyon
Siyempre, ang Microsoft Teams ay hindi lamang ang produkto ng Microsoft na nag-aalok ng mga tampok sa komunikasyon tulad ng mga chat at audio na tawag. Ngunit si Millham ay nagbabala na hindi mahuli sa paggamit ng bawat opsyon na magagamit. Sa halip, lumikha ng isang tukoy na plano na binabalangkas kung aling mga sitwasyong gagamitin mo ang Mga Koponan ng Microsoft para sa komunikasyon kumpara sa iba pang mga platform.
Ipinaliwanag ni Millham, "Sa palagay ko ang isa sa mga pinakamalaking hamon ay tumutulong sa mga gumagamit ng negosyo na maunawaan ang tool na Microsoft Office 365 upang gamitin KAPAG. Mayroong magkakapatong sa pagitan ng pag-andar ng Mga Koponan, Yammer at Skype para sa Negosyo na talagang nakakalito para sa mga gumagamit, at malamang na i-default lang sila sa pag-email nang walang gabay. Kaya't ang rekomendasyon ko ay ang negosyo ay tumatagal ng ilang oras upang mag-isip kung saan ang mga tool ay angkop sa iba't ibang bahagi ng kanilang organisasyon ang pinakamahusay - at magpatakbo ng ilang mga piloto na may iba't ibang grupo ng mga gumagamit - at pagkatapos ay magbigay ng gabay at kamalayan sa mga end user.
Istratehiya sa Pagsubok sa Komunikasyon
Tulad ng sinabi ni Millham, maaari itong maging kapaki-pakinabang upang aktwal na subukan ang iba't ibang mga diskarte sa komunikasyon sa loob ng iyong organisasyon upang makita kung ano ang pinakamahusay na gumagana para sa iyong partikular na koponan. Halimbawa, maaari mong makita na makatuwiran na gamitin ang Skype para sa mga tawag sa kliyente kung ang karamihan sa iyong mga kliyente ay mayroon ng Skype ID at ayaw mong mag-sign up para sa guest access sa Microsoft Teams. Ngunit maaari kang pumili upang panatilihin ang lahat ng panloob na mga tawag sa loob ng Mga Team para sa kapakanan ng pagiging simple. Manatiling bukas sa input ng empleyado upang ma-optimize mo ang iyong plano sa kanilang mga pangangailangan.
Manatiling Up-to-Date na may Mga Bagong Tampok
Ang mga koponan ng Microsoft ay patuloy na nagbabago at nagdaragdag ng bagong pag-andar na maaaring makinabang sa iyong koponan o baguhin ang paraan ng paggamit mo sa platform. Halimbawa, ang Microsoft ay kasalukuyang nasa proseso ng pagsasama ng pag-andar ng Skype para sa Negosyo sa Mga Koponan. Inirerekomenda ni Millham ang pag-check sa dokumentong Microsoft Teams at praktikal na gabay para sa higit pang impormasyon at mga update tungkol sa anumang mga pagbabago o mga bagong tampok.
Sanayin ang iyong mga empleyado
Mahalaga rin na tiyakin na nauunawaan ng iyong mga empleyado kung paano masulit ang mga Koponan ng Microsoft. At maraming mga mapagkukunan na magagamit para sa layuning iyon. Ang CBT Nuggets ay nagbibigay ng isang opsyon para sa pagsasanay sa Mga Koponan ng Microsoft.
Sinabi ni Millham, "Para sa mga maliliit na may-ari ng negosyo, kabilang dito ang isang pangkalahatang-ideya ng mga mapagkukunan upang isaalang-alang kapag nagpapalabas ng Mga Koponan at naghihikayat sa pag-aampon ng gumagamit. Para sa mga empleyado, sumasaklaw ito kung paano gamitin ang mga channel, mga pag-uusap, mga pulong, pagbabahagi ng file, wiki at higit pa. "
Larawan: Microsoft
1
