Sumulat ako sa aking huling hanay tungkol sa bagong Amazon Kindle eBook reader at nagsabi:
$config[code] not found"Tayong lahat ay naghihintay para sa mga prognostications ng 'walang opisina na opisina' na matupad, ngunit ang pangako na ito ay tila isang maling akala na mas mahirap pakiramdam kaysa dati."
Ngunit marahil ang paningin sa opisina ay nakikita. Oo, nakinig ako sa mga patuloy na nagsasabi na ang paperless office ay isang panaginip pa rin. Ngunit sa tingin ko ang susi dito ay upang maghangad, at magtrabaho patungo sa, pag-unlad sa pag-ridding ng iyong sarili ng papel, hindi kasakdalan sa pagkamit ng pangwakas na layunin. Ang tamang sistema ng pamamahala ng data ay maaaring pagsamahin ang pagiging praktiko ng papel na may bilis ng bagong impormasyon at teknolohiya.
Bilang mga negosyante at maliliit na may-ari ng negosyo, nais naming alisin ang dami ng papel na ginagamit namin dahil nangangailangan lamang ito ng masyadong maraming oras (at pera) upang gumawa, mag-organisa, at mabawi. Ang paggawa nito ay maaari lamang i-save ang iyong kumpanya ng isang pulutong ng pera, at makakatulong sa iyo na gumawa ng mas maraming pera pati na rin.
Sa kasalukuyang paglaganap ng impormasyon, kailangan nating gumawa ng impormasyon na magagamit sa ating sarili at sa iba pa sa bilis ng mundo ngayon.
Tingnan ang paraan ng papel at mga file ay hinahawakan sa iyong negosyo.
Kung ikaw ay tulad ng sa akin, gusto ko maging matapang na iminumungkahi na ang kung ano ang iyong mahanap ay hindi gagawin mo masaya.
Maaari kang magkaroon ng pinaka-organisadong opisina sa mundo, ngunit ang oras na kinakailangan upang maisaayos ang iyong pag-record ng rekord at suportahan ang paraan ng organisasyon na ito ay isinasalin sa tunay na dolyar - mga oras na maaaring gastahin sa R & D at marketing.
Gumagamit ka ba ng isang 'pile' na sistema ng pag-file, na pinapanatili ang mga bagay sa malinis na mga tambak upang alam mo kung eksakto kung saan ang lahat ay? Isipin ang pisikal na kalat na sanhi nito, pati na rin ang pagkakasala na iyong nararamdaman dahil lagi mong nararamdaman ang pangangailangan na 'dumaan' sa mga tambak na ito - upang masiguro, sa pinakakaunti, na hindi mo nakalimutan ang isang bagay.
Kung ang mga papel na papel ay naglilibing sa iyong opisina, ang "pagpunta paperless" ay maaaring maging isang mahusay na pagpipilian. Ngunit ano, eksakto, ang ibig sabihin ng paperless mean para sa iyong negosyo? Kabilang dito ang paggawa ng desisyon na gawin ito at hindi pagbalik. Nangangahulugan ito na makuha ang lahat ng mga file na na-scan sa computer, at kawani ng pagsasanay upang magamit ang mga digital na file.
Ngayon ang mga papel na ginamit upang maipadala mula sa isang nag-uugnay sa isa o mula sa iyong negosyo sa isang client o client ng pananaw ay maaaring matingnan saan man sila kinakailangan. Ang iyong kumpanya ay maaaring i-save ang maraming oras at walang katapusang dolyar sa pagiging produktibo at kahusayan nag-iisa.
Ang katotohanan ay ang iyong opisina ay laging gumamit ng papel. Ang terminong 'walang papel' ay napakataas ng isang pamantayan upang maabot. Ang ilang mga tao ay kailangang i-print ang mga bagay upang basahin ang mga ito. Mag-print ka ng mga bagay upang dalhin sa iyo at ipakita sa iba pang mga tao. Hindi lahat ng pagtatanghal ay maaaring iayon sa PowerPoint. Hindi mo mapupuksa ang mga printer na iyon.
Ngunit makakakuha ka ng pag-alis ng mga cabinet ng pag-file, o kahit na ilan sa mga ito, habang iyong i-scan ang mga file sa iyong computer at lumikha ng mga bagong file sa computer, at ang pangangailangan upang patuloy na ayusin ang mga file na iyon.
Narito ang 4 na bagay na dapat isaalang-alang kapag papunta sa walang papel:
1. Kapag nag-scan ng mga file, mahalaga ang isang nakalaang dokumento scanner.
2. Kapag nagse-save ng mga file, ang pinakamainam at pinaka-tinatanggap na paraan ay nasa format na PDF, o portable na format ng dokumento. Ito ay isang matatag na format na nagpapanatili sa file na naghahanap nang eksakto tulad ng ito ay tumingin sa papel. Ito ay maaaring basahin sa online o naka-print, tumatagal ng maliit na puwang, at madaling upang lumikha ng software na makukuha mula sa Adobe.
3. Kung ikaw ay nag-digitize ng iyong mga file, kailangan mo ng isang hard drive na nakatuon sa paghawak ng iyong bagong "file cabinet," at isang mahusay na data backup system. Ang mga teknikal na propesyonal ay iminumungkahi na magkaroon ng dalawang portable hard drive. Ibalik mo ang isa hanggang sa iba pang bawat linggo, at kunin ang backup sa isang offsite na lokasyon tulad ng isang bank deposit box.
4. Kung wala kang mga computer sa isang lokal na network ng lugar (LAN), kakailanganin nilang ma-hooked upang ma-access ng lahat ang mga file. Pag-set up ng mga wireless network ng mga gastos tungkol sa $ 25-50 bawat computer, kasama ang $ 75-100 dolyar para sa "hub" o gitnang router para sa apat na computer.
Karamihan sa mga tao ay walang problema sa pagtingin ng mga digital na file at pagpapanatili sa kanila. Ang problema mo at ng iyong mga empleyado ay ginagamit sa bagong pag-iingat ng rekord at pamamahala ng impormasyon. Kunin ang lahat sa board sa mga tuntunin ng mga protocol ng file. Paano dapat mamarkahan ang mga direktoryo? Paano dapat pangalanan ang mga file? Mahalaga na ang lahat ay gumagamit ng parehong mga pamantayan. Magpasya kung ano ang mga magiging at mag-print ng mga kopya para sa lahat. Gumawa ng isang kopya na magagamit sa network ng kumpanya.
Ang pagpili ng paperless ay isang bagay na mapagpipilian: ito ay isang nakakamalay na pamumuhay at isang desisyon sa estilo ng trabaho. Ito ay isa na, kapag lubos na nakatuon, ay maaaring madagdagan ang iyong pagiging produktibo, kahusayan, at pagiging epektibo, pati na rin mabawasan ang dami ng basura na bawat isa sa atin ay gumagawa.
Nagawa mo ba ang desisyon na pumunta sa paperless?
* * * * *
