Ang mundo ng negosyo ay tila magsulid sa isang axis ng mga pulong - ngunit hindi lahat ng mga pulong ay produktibo. Mamuhunan ng oras sa pagpaplano ng isang produktibong session upang matiyak na ang iyong mga pulong ay nakuha ang trabaho. Bigyan ng maingat na pag-iisip kung ano ang kailangan mong maisagawa at kung sino ang dapat lumahok.
Tukuyin ang Layunin at Madla
Magtakda ng isang layunin para sa pulong, at gawin itong maikli at malinaw na nakasaad. Halimbawa, lumikha ng isang maikling listahan ng mga bullet point na naglalarawan ng mga tukoy na layunin. Ang layunin ng iyong pulong ay maaaring makipag-usap ng mahalagang impormasyon, gumawa ng mga desisyon, lutasin ang mga problema o magtalaga ng mga aksyon. Ang isang maikli at layunin na layunin ay tumutulong sa organizer ng pagpupulong na matukoy kung sino ang dapat lumahok sa pulong. Gumawa ng isang listahan ng mga paanyaya sa pamamagitan ng pagpapantay sa bawat layunin sa mga miyembro ng koponan na ang pagkakaroon ay posible upang aktwal na matugunan ang layunin.
$config[code] not foundItakda ang Agenda
Itakda ang agenda ng pagpupulong batay sa bawat layunin sa layunin. Kung ang isang layunin ay upang makipag-usap sa simula ng isang proyekto, itakda ang isang item sa agenda na kinikilala kung sino ang magpapakita ng impormasyong iyon at kung paano ibabahagi ang impormasyon, tulad ng pagtatanghal ng PowerPoint. Kung ang layunin ay upang magtalaga ng mga pagkilos, itakda ang isang item sa agenda na naglalarawan kung paano gagawin ang mga asignatura. Ang bawat layunin ay dapat magkaroon ng isa o higit pang mga item sa agenda na nakahanay nang direkta dito.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingPiliin ang Petsa at Oras
Pumili ng isang petsa at oras ng pulong batay sa availability ng pinuno ng pulong at ang mga pinaka-kritikal na mga inanyayahan. Kung mas malaki ang listahan ng mga inanyayahan, mas mahirap na makahanap ng isang araw at oras kapag ang lahat ay makukuha. Tanggapin ang oras na angkop sa maraming iskedyul hangga't maaari. Bago mag-set ng oras, pag-isipan ang mga time zone. Kung ang ilang mga inanyayahan ay lumahok sa pamamagitan ng telepono o sa Internet, isaalang-alang ang kanilang mga oras ng pagtatrabaho at ang iyong sarili. Isang 1 p.m. Ang pagpupulong sa Eastern Standard Time ay isang pulong ng tanghalian sa Central Standard Time. Ang parehong pulong ay nasa ika-2 ng umaga sa Tokyo.
Piliin ang Lokasyon
Maghanap ng isang conference room na gagawing posible upang makamit ang lahat ng mga item sa adyenda. Pumili ng isang silid na malaki o maliit sapat upang kumportable magkasya ang bilang ng mga tao na inaasahang dumalo. Ang isang silid na puwesto 40 ay isang hindi magandang pagpipilian para sa isang pulong sa 10 tao. Gayundin, hindi mo nais na ang isang karamihan ng tao lamutak sa kaya mahigpit na kinakailangan upang magdala ng dagdag na upuan.
Ayusin para sa Mga Materyales at Incidentals
Kung ang mga pagtatanghal ay inaasahan, siguraduhin na ang silid ay nilagyan ng isang projector. Kung hindi, gumawa ng mga kaayusan upang magdala ng isang projector sa iyo - tiyakin din na mayroon kang isang bagay upang magplano papunta, tulad ng isang screen o isang puting pader. Huwag kalimutan na isaalang-alang ang pagkakaroon ng iba pang mga incidentals, tulad ng mga white boards na may mga dry marker na burahin, mga flip chart at mga speaker phone para sa mga kalahok sa labas ng site. Para sa mga multi-oras na pagpupulong, ayusin ang pagkain at inumin upang ang mga kalahok ay manatiling nakatuon sa paksa kaysa sa kanilang mga tiyan.
Abisuhan ang Mga Abiso
Abisuhan ang mga inanyayahan ng mga layunin sa pagpupulong, petsa, oras at lokasyon nang maaga nang maaga upang maihanda nila nang maayos. Sa karamihan ng mga kaso, ang hindi bababa sa abiso sa isang linggo ay lalong kanais-nais. Gamitin ang software ng kalendaryo sa lugar ng trabaho upang magpadala ng appointment sa pagpupulong sa lahat ng mga inanyayahan. Maraming programa ang mag-alerto sa ilang minuto o ilang araw bago ang pulong, o i-customize ang mga alerto sa iyong mga pangangailangan.
