Bilang isang lider, gusto mo ang isang produktibong koponan, kaya ito lamang ang makatuwiran upang mapalakas ang pagiging maagap at tulungan ang mga miyembro ng koponan na makaiwas sa masasamang gawi sa trabaho tulad ng pagpapaliban.
Ang pagpapaliban ay kumakain sa pagiging produktibo ng taong nagpapaliban. Higit pa rito, nagdaragdag ito ng stress - stress sa procrastinator pati na rin sa natitirang bahagi ng koponan, na dapat makipagpunyagi upang mabawi ang malubay para sa hindi nakuha na mga deadline.
$config[code] not foundNagdudulot din ito sa mga negatibong emosyon na nakakapagod sa pagtutulungan ng magkakasama. Ang naghihintay ay nagdadala sa paligid ng isang pagkakasala ng pagkakasala para sa hindi napapanahon, at ang iba naman sa pangkat ay nakadarama ng sama ng loob sa pagkakaroon ng iba na bumababa sa bola.
Hindi banggitin, siyempre, maaari itong saktan ang linya ng iyong negosyo. Ang pagpapaliban ay maaaring humantong sa di-maligayang mga kostumer, mga parusa para sa mga pagkaantala, at nawala ang mga hinaharap na benta.
Ang software ay nagbibigay ng isang madaling solusyon upang matulungan ang iyong koponan na masira ang ugali ng pagpapaliban. Narito ang 5 simpleng paraan upang magamit ang software upang lumayo mula sa pagpapaliban at gumawa ka at ang iyong koponan ng mas produktibo.
Gumamit ng Mga Kalendaryo sa Kanilang Pinakamalaking Potensyal
Ang mga digital na kalendaryo ay perpekto upang masira ang ikot ng pagpapaliban - kung gagamitin mo ang mga ito sa tamang paraan. Hikayatin ang iyong koponan upang subukan ang mga diskarte sa kalendaryo (at gamitin ang mga ito sa iyong sarili upang humantong sa pamamagitan ng halimbawa):
- I-block ang isang takdang panahon upang magawa ang isang mahalagang proyekto o gawain sa iyong kalendaryo. Kung nasa iyong kalendaryo na may isang oras o dalawa na magtabi upang gawin ito, ikaw ay isang hakbang na mas malapit kaysa sa paglagay lamang ng gawain sa isang listahan ng gagawin.
- Kapag itinakda mo ang abiso sa kalendaryo, magdagdag ng mga link sa anumang mga dokumento na kailangan mo para sa gawain, mismo sa abiso sa kalendaryo. Sa ganoong paraan hindi ka nag-aaksaya ng oras na naghahanap ng mga dokumento upang makapagsimula - o makagambala.
- Gumamit ng mga nakabahaging mga kalendaryo sa iyong mga organisasyon, upang maiwasan ang pagbabalik-balik upang suriin ang kakayahang magamit. Sa nakabahaging mga kalendaryo, maaari mong makita kung sino ang libre. Gayundin, alamin ang mga tampok ng iyong programa sa kalendaryo upang makahanap ng kaunting mga hack na gagawing mas madali ang pag-iiskedyul. Halimbawa, ang mga kalendaryo ng Outlook ay may isang bagay na tinatawag na Scheduling Assistant na maaaring maging mas mabilis ang pag-set up ng pagpupulong.
Banlawan at Ulitin: Mga Template, Mga Template, Mga Template
Walang nag-iisip ng pagpapaliban tulad ng pagtingin sa blangko na screen na nagtataka kung saan magsisimula para sa susunod na proyekto. Ang isang template ay makakakuha ka ng block sa mas mabilis sa mga gawain tulad ng pagsulat ng isang ulat, paglikha ng isang pagtatanghal, o pagbuo ng agenda ng pagpupulong.
Mayroong dalawang uri ng mga template. Ang isa ay generic na mga template na maaari mong mahanap online o kahit sa Office suite na iyong ginagamit. Halimbawa, ang Office 365 ay may maraming mga libreng template sa iba't ibang mga module tulad ng mga spreadsheet at mga presentasyon.
Ang isa pang uri ng template ay ang mga partikular na iniayon sa iyong negosyo. Sa paglipas ng panahon ay magtatayo ka ng mga template para sa mga presentasyon ng benta, mga ulat at higit pa. Ang susi ay tinitiyak na ang lahat ay makakahanap ng mga ito kapag kailangan nila ang mga ito. Gumawa ng isang gitnang template ng library at hikayatin ang lahat na gamitin ito. Sa shared folders at imbakan ng file ng cloud napakadaling itakda ito.
Lagyan ng tsek ang Tock: Gamitin ang Mga Timer sa Pamamahala ng Oras
Kung minsan, ang pagpapaliban ay tinutulungan at binibigyan ng sobrang paggasta sa di-mahalagang mga gawain. Tulungan ang iyong koponan na maunawaan kung paano gagantimpalaan ang kanilang oras ng mas mahusay, upang gastusin ito sa pinaka-kagyat at pinakamahalagang mga gawain.
Narito kung saan ang isang bagay na kasing simple ng isang timer ay maaaring makatulong. Kung ang isang tao sa iyong koponan ay may pagkahilig na gumugol ng matagal na pagbabasa ng mga hindi mahalagang mga email, o hinahayaan ang mga pagpupulong na tumakbo, pagkatapos ay makakatulong ang isang timer upang makatipid ng mga minuto na nagdaragdag sa mga oras sa loob ng isang linggo.
Nalaman ko na ang pagiging mas may kamalayan ng oras ay may kahanga-hangang mga epekto. Hanggang sa nagsimula ako sa pagsubaybay, hindi ko napagtanto kung magkano ang aking oras ay nahihirapan sa mga mababang-kahalagahan na mga gawain.
May built-in na libreng timer ang Windows 10 Maaari ka ring makahanap ng apps ng timer sa Web o gamitin lamang ang timer at alarma sa iyong smartphone.
Mga Instant na Pagbabago: Makipagtulungan sa Mga Ibinahagi na Dokumento
Ipagpalagay na mayroon kang isang pahayag na gusto mong tingnan ng ilan sa iyong koponan bago ito lumabas sa internet. Ang pagsisikap na makuha ang lahat ng nangangailangan ng input upang suriin ito at tumugon ay maaaring tumagal ng oras - lalo na para sa mga procrastinators sa iyong koponan.
Dito, dumating ang ulap upang iligtas sa anyo ng mga shared cloud document.
Alam mo ba na maaari kang makipagtulungan sa Salita sa pamamagitan ng paggamit ng isang tampok na ipaalam sa iyo co-may-akda sa real time? Maaari mong subaybayan ang mga karakter sa pag-edit sa pamamagitan ng character kapag may ibang gumagawa ng dokumento. Sa ganoong paraan, maaari mong makuha ang lahat sa isang tawag na sama-sama at tipunin ang lahat ng input nang mabilis sa real time - pag-iwas sa pagkahilig para sa ilang upang ipagpaliban.
Nag-aalok din ang Microsoft Office 365 ng mga multi-party na video ng HD na video at mga platform ng audio upang mapag-usapan ng iyong grupo ang mga numero, mga kampanya at mga proyekto mula sa iba't ibang mga lokasyon. Kung mayroon kang isang kliyente na nais na mag-stitch ng mga ideya para sa kanilang pinakabagong kampanya magkasama, inilalagay nito ang lahat sa parehong online na pahina.
Ang planner ay partikular na binuo para sa Office 365. Gumagana ito sa lahat ng iyong device. Maaari kang magdagdag ng mga file, mga gawain at kahit na makipag-usap sa koponan kahit na kung saan sila. Pinapadali ng mga notification sa email na ipaalam sa mga miyembro ng koponan kapag binigyan sila ng isang bagong gawain. Inilalapat ng Planner ang lahat at pinapanatili itong na-update sa anumang mga pagpapaunlad.
Ang Opisina 365 Video ay isa pang pagpipilian upang maiwasan ang pagpapaliban. Ang pag-upload at pagbabahagi ng nilalaman ng video sa pamamagitan ng iyong kumpanya ay naglalagay ng isang mukha at live na pagkilos sa mga nakasulat na tala at direktiba.
Gumamit ng Virtual Assistant tulad ni Cortana
Narito ang isa pang pag-iwas sa pag-iwas sa pagpapaliban: gumamit ng isang virtual na katulong upang kumuha ng mga tala at magsagawa ng pananaliksik para sa iyong susunod na proyekto. Halimbawa, maaari mong gamitin si Cortana upang iikot ang salita ng ilang mga tala para sa malaking ulat na iyon at i-save ito sa OneNote. Minsan mas madaling masimulan kung magsimula ka sa mga hakbang sa sanggol, tulad ng dictating ng ilang mga tala ng mga bagay na isasama sa isang ulat.
Maaari mo ring gamitin si Cortana sa pag-uusap ng pananaliksik sa web para sa isang proyekto. Ginagawa nitong mas kaunti ang kagustuhan ng trabaho at mas katulad ng isang simpleng talakayan, kung gumamit ka ng isang bagay tulad ni Cortana upang maghanap ng mga bagay.
Tulad ng ipinakita ng mga halimbawa na ito, maraming mga paraan upang magamit ang teknolohiya upang makapagsimula at maiwasan ang pagpapaliban. Kaya ano, hinihintay mo ba? Magsimula gamit ang ilan sa mga tool na ito!
Sa panahon ng pagsulat na ito, si Anita Campbell ay nakikilahok sa programa ng Microsoft Small Business Ambassador.
Man sa Laptop Photo sa pamamagitan ng Shutterstock
Higit pa sa: Microsoft, Sponsored 1
