Kung ikaw ay tulad ng iba pang maliliit na may-ari ng negosyo, malamang na ginugol mo ang isang pagtaas ng halaga ng oras sa mga online na pagpupulong sa mga nakaraang taon. Ngunit may mga nakakalito na sitwasyon na kasangkot sa mga ganitong uri ng mga pagpupulong, kumpara sa pagpupulong ng lumang paaralan na gaganapin sa isang conference table o sa opisina ng kliyente, maaari mong matandaan. Upang matiyak na ikaw ay magalang sa lahat ng iba pang mga kalahok sa pagpupulong, narito ang 50 mga tip para sa etiketa sa pulong sa online na negosyo.
$config[code] not foundTip sa Tuntunin ng Paggamit sa Negosyo sa Online
Mag-iskedyul lamang ng mga Pulong na Kinakailangan
Ang unang panuntunan ng mga pagpupulong, maging ang mga online, ay dapat silang maglingkod sa isang partikular na layunin. Kung ito ay isang bagay na maaari mo lamang magpadala sa isang mabilis na email o malutas sa isa pang, mas kaunting oras sa pag-ubos, huwag gawin ang iyong koponan gastusin ang kanilang oras upo sa pamamagitan ng isang buong pulong.
Anyayahan ang Mahahalagang Tao
Katulad nito, dapat lamang isama ng iyong pagpupulong ang mga talagang mahalaga sa pag-uusap. Kung inaanyayahan mo ang isang tao kung sino ang impormasyon ay hindi talagang may kaugnayan, pagkatapos ay mag-aaksaya ka lamang ng kanilang oras.
Huwag Mag-imbita ng Mga Hindi Naranasang Bisita
Dapat mo ring gawing malinaw sa lahat ng dumadalo kung sino ang nasa listahan ng bisita. Hindi mo nais na magulat ang sinumang magsimula ang pulong.
Itanong sa mga Tao Tungkol sa Pag-iskedyul
Para sa mga online na pagpupulong, maaari ring maging isang magandang ideya na magtanong sa mga mahahalagang kalahok tungkol sa mga oras na nagtatrabaho para sa kanila sa halip na iiskedyul lamang ito at pagkatapos ay mag-imbita ng mga tao.
Magpadala ng Opisyal na Imbitasyon
Sa sandaling napili mo ang isang oras at petsa, maaari kang magpadala ng isang opisyal na imbitasyon sa isang programa tulad ng Google Calendar upang ang mga tao ay may isang madaling paraan upang magreserba ng tiyak na oras.
Kumpirmahin Kung Kinakailangan
Kung naka-iskedyul ka ng isang pagpupulong na maaga sa panahon, maaari mo ring mabilis na makumpirma sa mga taong iyong nakikipag-ugnay sa tungkol sa isang araw bago pa man lamang upang matiyak.
Ipadala ang isang Tiyak na Agenda
Bago ang pulong, hindi bababa sa ilang araw hanggang isang linggo bago kung posible, magpadala ng agenda sa lahat ng kalahok na nagdedetalye kung ano ang sasaklawin ng pulong.
Mag-alok ng Set Timetable
Dapat mo ring isama ang mga oras sa iyong adyenda upang ang mga dadalo ay may kakayahang magplano ng ibang araw.
Hayaan ang mga tao na malaman kung ano ang inaasahan
Kung kailangan mo ng mga tao na magkaroon ng anumang mga dokumento o iba pang mga materyales na naa-access sa panahon ng pagpupulong ng pulong, kung ito ay isang mahalagang dokumento o ilang impormasyon sa pakikipag-ugnay ng kliyente, gawin itong malinaw muna.
Tiyaking Lahat ay Makaka-access ng Mga Kwarto ng Online na Kumperensya
Kung ikaw ay may hawak na isang virtual na pulong, isang magandang ideya na mag-check in sa lahat ng muna upang matiyak na mayroon silang access sa programa na nais mong gamitin. Ipaalam sa kanila na may maraming oras kung sakaling kailangan nila mag-download ng isang app upang dumalo sa iyong pulong.
Magkaroon ng Pagsubok sa Muna
Isa ring magandang ideya para sa iyo na subukan ang iyong sariling pulong app o programa bago lamang upang matiyak na ang pulong ay magiging maayos.
Magkaroon ng Nararapat na Pangalan ng Gumagamit at Larawan
Kung gumagamit ka ng isang programa tulad ng Skype para sa mga pulong, siguraduhin na ang iyong username at larawan ay angkop para sa mga propesyonal na pagpupulong.
Kumpirmahin ang Mga Zone ng Oras
Sa mga virtual na pagpupulong, kailangan mo ring maging malinaw tungkol sa time zone kapag naka-iskedyul ka. Huwag lamang ipalagay na ang mga bagong contact ay nasa iyong time zone.
Ipakita sa Oras
Kung nagpapatakbo ka ng pulong o dumalo lamang bilang isang panauhin, kailangan mong magpakita ng oras. Sa totoo lang, dapat kang maging maaga pa lamang upang maging ligtas.
Tawagan Kung May Isang Kaguluhan
Kung mayroon kang isang emerhensiya o salungatan na makagagawa kang makaligtaan sa isang pulong o maging huli, kailangan mong hayaan ang host o dadalo na malaman sa lalong madaling panahon. Kung ang iyong mga salungatan arises ang araw ng pulong, na marahil ay nangangahulugan na kailangan mong tawagan ang mga tao upang maaari mong siguraduhin na makuha nila ang mensahe.
Maghintay para sa Lahat na Dumating
Sa sandaling na-dial mo o pumasok sa iyong online conference room, welcome ang mga tao habang lumabas sila, ngunit maghintay para sa lahat ng alam mo ay dumalo bago talagang sumasayaw.
Pumili ng isang tahimik na lokasyon
Kahit na maaari kang magkaroon ng mga online na pagpupulong mula sa karaniwang kahit saan, pinakamahusay na pumili ng isang lugar na tahimik kung saan hindi magkakaroon ng maraming mga distractions o ingay.
Magtatag ng mga Volumes Right Layo
Kapag nagpapakita ang lahat sa isang online na pagpupulong, ipaalam sa lahat ng tao na subukan ang lakas ng tunog upang maaari kang gumawa ng mga pagsasaayos kaagad kung kinakailangan.
Manamit ng maayos
Kung nakikibahagi ka sa isang video conference, kailangan mong isaalang-alang ang iyong hitsura. Maaaring hindi ito mahalaga bilang para sa mga miting sa loob ng tao. Ngunit kailangan mo pa ring maging propesyonal.
Gumawa ng mga Introductions
Kung naimbitahan mo ang mga tao na hindi alam ang bawat isa sa isang pulong sa online, siguraduhing ipakilala mo sila nang personal o bigyan sila ng pagkakataong ipakilala ang kanilang mga sarili sa simula ng pulong.
Tandaan ang Mga Pangalan
Kung nakikipagkita ka sa isang tao sa unang pagkakataon o sa ikapitong oras, nag-aalala ng mga pangalan at aktwal na ginagamit ang mga ito kapag ang pagbati ng mga tao ay maaaring matagal.
Manatili sa Paksa
Sa panahon ng pagpupulong, maaari kang pumunta sa mga pag-uusap sa panig sa bawat oras. Ngunit siguraduhin na lagi mong hahantong ang pag-uusap pabalik sa pangunahing layunin at panoorin ang orasan upang maaari kang maging magalang sa lahat ng oras.
Magsalita nang malakas
Kapag nagsasalita ka sa isang pulong, tiyaking magpahayag at magsalita nang malakas para sa lahat na marinig ka.
Huwag Gantimpati ang Iba
At kapag ang iba ay nagsasalita, palaging hayaan silang tapusin bago maghandog ng pag-iisip ng iyong sarili.
Iwasan ang Pagsasalita ng Kanan
Kapag ang isang tanong ay ibinibigay sa buong grupo, maaari mong maiwasan ang mga hindi pagkagambala ng mga pagkagambala sa pamamagitan ng paghihintay ng isang segundo upang magsalita. Kung ang iba ay gagawa kaagad, pagkatapos ay maghintay ng iyong turn. Kung walang nagsasalita, magaling ka na.
Magtanong Bago Magbahagi ng Mahabang Saloobin
Kung mayroon kang mahabang pag-iisip o ideya na ibabahagi, tanungin kung okay lang na gawin ito muna, kung sakaling magpapatakbo ka ng maikling panahon. Maaari mong palaging i-round up ito sa isang email sa ibang pagkakataon o magbahagi sa isa pang pulong.
Mute Kapag Hindi Ka Nagsasalita
Upang maiwasan ang mga noises sa background na maging isang kaguluhan para sa iba, i-mute lamang ang iyong sarili kapag hindi ka nagsasalita para sa isang makatarungang dami ng oras.
Makinig nang mabuti
Gayundin habang nakikipag-usap ang iba, siguraduhing talagang nakikinig ka. Hindi mo nais na makaligtaan ang isang bagay at pagkatapos ay dalhin ito sa isang katanungan sa ibang pagkakataon.
Ipakita Na Iyong Pakikinig
Dapat mo ring ipakita ang mga tao na nakikinig ka kapag nakikipag-usap sila, kung nasa isang video conference ka. Huwag lamang ilibing ang iyong ulo sa iyong mga tala. Tumingin sa kanila at magsanay ng aktibong pakikinig.
Gamitin ang Care With Humor
Kung sa palagay mo ang pangangailangan na gumamit ng katatawanan sa panahon ng mga pagpupulong, tiyakin lamang na naaangkop ito sa iyong tagapakinig. Mas madali ito kapag nakikipag-usap ka lang sa mga miyembro ng koponan. Ngunit gumamit ng higit na pag-iingat kapag nakikipagkita sa mga kliyente o mga taong hindi mo alam ang tama.
Magbigay ng mga Kopya ng Mahahalagang Dokumento
Kung ikaw ay sumangguni sa anumang mahahalagang dokumento sa panahon ng iyong pagpupulong, ipadala ang mga bagay na iyon sa pagpupulong sa mga kalahok bago o sa panahon upang makuha nila ang mga ito para sa sanggunian.
Maghanda sa Mga Materyales ng Pagtatanghal
At kung kailangan mo ng anumang kagamitan upang gumawa ng isang pagtatanghal, siguraduhin na ang lahat ay nasa maayos na pagkakasunud-sunod bago upang hindi ka mag-aaksaya ng oras na sinusubukang makuha ito sa trabaho.
Alamin ang Iyong Madla
Kapag inihahanda ang iyong pagtatanghal o iba pang mga bagay na pang-adyenda, mahalaga din na isaalang-alang mo ang iyong tagapakinig at italaga ang iyong pagmemensahe partikular sa kanila. Huwag mag-aksaya ng oras ng mga tao sa mga pitch na hindi nauugnay. At huwag gumamit ng isang tono o paksa na hindi malamang mag-apela sa eksaktong mga tao na nakikipagkita sa iyo.
Ilagay ang Iyong Telepono
Dapat mo ring patahimikin ang iyong telepono sa mga pulong upang hindi ito makatakip.
Iwasan ang mga Nervous Habits
Ito ay natural sa ilang mga kaso para matugunan ang mga kalahok upang magsanay ng mga nervous na gawi tulad ng pag-click ng mga pens o smacking gum. Ngunit gumawa ng malay-tao pagsisikap upang maiwasan ang mga sa panahon ng propesyonal na mga pulong.
Huwag Kumain Habang Nagsasalita
Dapat mo ring iwasan ang pagkain sa mga online na pagpupulong. Kaya muna ang meryenda.At kumanta lamang ng tubig kapag may ibang tao na makipag-usap kung kinakailangan.
Magkaroon ng Itakda ang Oras para sa mga Tanong
Magandang ideya din na magkaroon ng takdang panahon para magtanong ang mga tao kung ikaw ang namumuno sa pulong. At kung ikaw ay nag-aaral, siguraduhin na mahanap mo ang pagkakataon sa agenda upang malaman mo kung kailan ilalabas ang anumang mga punto.
Huwag Pangasiwaan ang Seksyon ng Mga Tanong
Kapag ang seksyon ng mga katanungan ay dumating sa paligid, maaari kang magtanong ng isa o dalawang mga tanong. Ngunit huwag dominahin ang pag-uusap. Bigyan din ng pagkakataon ang iba.
Nag-aalok ng Credit para sa Mga Ideya
Kung nagdadala ka ng anumang bagay sa panahon ng isang pulong na hindi ang iyong ideya sa umpisa, siguraduhing nagbigay ka ng kredito sa nagmumula. Kung hindi mo, ang mga tao ay ipagpalagay na ito ang iyong ideya.
Talakayin ang Mga Personal na Tungkulin Pagkatapos ng Pagpupulong
Kung may nangyayari sa isang pulong ng grupo na talagang may kaugnayan lamang sa iyo at sa isa pang tao, gumawa ng oras upang talakayin ito sa ibang pagkakataon sa halip na kunin ang oras ng iba.
Huwag Tumawag sa Mga Tao
Maaari mo ring makita ang mga sitwasyon kung saan nagkakamali ang isang miyembro ng iyong koponan na negatibong nakakaapekto sa iyong pagpupulong. Ngunit huwag gumamit ng oras ng pagpupulong upang magbigay ng panayam sa kanila. Tawagan ang isang pribadong pulong sa taong iyon pagkatapos upang talakayin kung kinakailangan.
Panatilihin ang iyong Cool
At hindi mahalaga kung sino ang iyong pakikitungo, huwag mawala ang iyong pagkasusuko sa panahon ng isang pulong.
Bigyan Break para sa Matatag na Pulong
Kung ikaw ay nagho-host ng isang pulong na magiging ilang oras o higit pa, isama ang naka-iskedyul na mga break sa iyong agenda upang ang mga tao ay maaaring makakuha ng isang bagay upang kumain, suriin ang kanilang mga telepono at gamitin ang banyo.
Pagtatapos sa Oras
Sa buong pulong, pagmasdan ang orasan upang makatitiyak ka na tapusin ang pulong kapag sinabi mo na gusto mo.
Bigyan ang mga Tao ng Pagkakataon na Mag-iwan
Kung, sa pamamagitan ng pagkakataon, wala kang pagkakataon na talakayin ang lahat ng bagay na gusto mo sa oras na inilaan, maaari mong tanungin ang mga tao kung nais nilang manatili at tapusin ang pulong. Ngunit bigyan ang mga tao ng pagkakataon na umalis sa oras kung mayroon silang mga naunang mga pangako.
Salamat sa Lahat para sa Pagdalo
Kung tinawagan mo ang pulong, siguraduhing sasabihin mo rin salamat sa lahat na dumalo bago sila umalis.
Maging Nakikilala ng Iba Pang Wika at Kultura
Sa ilang mga kaso, maaari mo ring mahanap ang iyong sarili na nakakatugon sa mga tao mula sa iba't ibang mga pinagmulan at kultura. Kaya magkaroon ng kamalayan sa kanilang wika at mga kaugalian sa abot ng iyong kakayahan bago matugunan.
Sundin Up Sa Mga Tala
Pagkatapos ng iyong pagpupulong, isang magandang ideya na magbahagi ng ilang mga tala o mga paalala sa mga tao sa pamamagitan ng email. O kung wala kang anumang partikular na pag-follow up, magpadala ng isang mabilis na pasasalamat na tala.
Iwasan ang Pagbabahagi ng Impormasyon sa Pagpupulong sa Iba
Pagdating sa mga pagpupulong, ang mga bagay na tinalakay ay dapat manatili sa loob ng grupo ng mga dadalo, maliban kung malinaw na ipinaliwanag sa iba. Kaya huwag ibahagi ang mga detalye sa iba na hindi dumalo.
Kumpletuhin ang Anumang Mga Mga Aksyon
At kung nagboluntaryo ka upang makumpleto ang anumang mga gawain pagkatapos ng iyong pagpupulong, siguraduhing sundin mo ang mga bagay na kaagad.
Video Conference Photo sa pamamagitan ng Shutterstock
Higit pa sa: Mga Popular na Artikulo Puna ▼
