Ang Batas ng mga Karapatang Sibil ng 1964 ay nag-aatas na ang mga aplikasyon sa pag-empleyo ay itatabi sa file nang hindi bababa sa isang taon. Kung alam mo na ang isang aplikante ay mas matanda kaysa sa 40, ang kanyang aplikasyon ay dapat na gaganapin sa loob ng dalawang taon, ayon sa Edad Diskriminasyon sa Employment Act. Ang mga batas ng estado ay maaaring mangailangan ng mas matagal na panahon upang humawak sa mga rekord ng aplikante sa trabaho. Dahil sa mga regulasyon ng estado at pederal, isang tumpak na pag-iingat ng rekord at pag-file ng sistema para sa mga aplikante ng trabaho ay isang mahalagang bahagi ng negosyo. Maaaring kailanganin mong suriin muli ang mga aplikanteng ito kung hindi gumagana ang empleyado na iyong tinanggap.
$config[code] not foundGumamit ng electronic management software upang lumikha at mag-imbak ng mga application ng trabaho. Maraming mga online na programa ang nagpapahintulot sa mga user na gumawa ng mga naturang electronic form bilang mga application ng trabaho. Ang mga pormularyong ito sa trabaho ay ipinadala at na-save sa elektronikong paraan, at pinapayagan ang pag-imbak ng walang papel. Dahil ang karamihan sa mga application ay dumating sa pamamagitan ng email, ito ay isang madaling paraan upang mag-imbak ng materyal sa mga file na hindi tumagal ng anumang pisikal na espasyo. Ang paggamit ng isang electronic workflow na nakaimbak sa sistema ng pamamahala ng dokumento ng iyong kumpanya ay nangangailangan ng seguridad, kaya ang mga file sa pag-empleyo ay hindi ma-hack o maituturing ng mga hindi awtorisadong tauhan. Itakda ang iyong computer upang awtomatikong magpadala sa iyo ng mga alerto upang ipaalala sa iyo kapag ang mga file ay dapat tanggalin o susuriin.
I-set up ang mga file ng tauhan ng application ng trabaho sa mga folder ng papel. Magplano ng mahusay na sistema ng pag-file gamit ang mga folder na naka-color na file na itinatago sa mga drawer, istante o mga cabinet ng file. I-print ang mga resume at mga application ng trabaho na natanggap sa pamamagitan ng email at i-file ang mga ito sa mga application na napunan nang personal o ipinadala sa koreo. Ang mga aplikante ay maaaring isumite sa pamamagitan ng pangalan o Social Security Number sa mga seksyon na tinutukoy ng uri ng trabaho. Halimbawa, ang mga benta ng trabaho ay nakalista sa isang folder na may pamagat na "Sales" at ang mga aplikante ay ilalagay sa pagkakasunod-sunod sa pamamagitan ng apelyido o numerically sa pamamagitan ng mga numero ng pagkakakilanlan. Secure ang mga file sa naka-lock na cabinet o room.
Panatilihin ang mga rekord para sa hindi bababa sa apat na taon kung ang isang aplikante sa trabaho ay humihiling sa iyo para sa pagkuha ng diskriminasyon. Karaniwang hinihiling sa iyo ng Equal Employment Opportunity Commission na panatilihin ang mga solicited application nang hindi bababa sa isang taon, ngunit kung nakaharap ka sa legal na aksyon, inirerekomenda ng EEOC na panatilihin mo ang mga aplikasyon ng trabaho sa loob ng hindi bababa sa apat na taon. Kung hindi mo maimbak nang maayos ang iyong mga application, maaaring singilin ka ng EEOC sa mga gawi na hiramin o mga paglabag sa pag-iingat ng rekord.
Burahin ang mga application ng trabaho pagkatapos ng legal na panahon para sa pagpindot sa kanila ay nagtatapos. Magtatag ng isang sistema na may mga paalala upang gawin ito. Makipag-ugnay sa iyong kagawaran ng IT upang maalis ang iyong mga elektronikong file nang maayos at gupitin ang anumang mga application sa trabaho sa papel. Mahalaga ito dahil ang mga file ng application ng trabaho ay naglalaman ng personal na impormasyon tulad ng Mga Numero ng Social Security at data ng trabaho na dapat manatiling mahigpit na kumpidensyal.
