Ang mga memo sa pagpupulong ay tumutukoy sa layunin ng pulong, kaugnay na mga katotohanan at kung paano dapat tumugon ang mga tagatanggap sa impormasyon. Panatilihin ang memo bilang direkta at maigsi hangga't maaari at ipadala ito nang elektroniko o ilagay ito sa mga panloob na mail box ng iyong mga empleyado. Isang solidong memo sa meeting ng negosyo ang tumutulong sa mga tagapamahala, lider ng koponan at mga katrabaho na magbahagi ng impormasyon sa mga empleyado tungkol sa mga paparating na pagpupulong sa isang napapanahong, epektibong paraan.
$config[code] not foundFormat ng Memo
Sundin ang mga standard na pamamaraan para sa nakasulat na komunikasyon sa negosyo kapag nag-format ng isang memo ng pagpupulong - solong espasyo at kaliwa pawalang-sala ang nilalaman, laktawan ang isang linya sa pagitan ng mga talata, maglagay ng isang puwang pagkatapos ng bawat panahon at huwag mag-indent kapag nagsimula ka ng isang bagong talata. Gumamit ng mga tiyak na heading, tulad ng "Ano ang Dadalhin sa Pulong" upang matulungan ang mga tatanggap na kilalanin ang mahalagang impormasyon, at magbigay ng mga numerong may listahan at mga bullet point upang mabilis nilang mahanap ang impormasyong kailangan nila, inirerekomenda ang Purdue University Online Writing Lab. Mag-iwan ng 1.5-inch margin sa itaas - maliban kung gumamit ka ng letterhead at dapat dagdagan ang margin - at isulat ang salitang "MEMORANDUM" sa boldface capital letters sa tuktok ng pahina, magrekomenda ng Loyola University sa New Orleans.
Mga Detalye at Subject Matter
Magbigay ng tiyak na impormasyon tungkol sa pulong. Huwag gumamit ng mga memo sa pagpupulong upang talakayin ang iba pang mga isyu na hindi nauugnay sa pulong, Inirerekomenda ang University of Maryland University College. Isama ang petsa, oras at lokasyon ng pulong, ang pangunahing paksa at kung sino ang nagsasagawa ng pulong sa pamagat. I-address ang memo sa mga indibidwal na empleyado, isang buong departamento, isang partikular na koponan o ang buong kawani, kung kinakailangan. Magbigay ng isang maikling buod ng kung ano ang tatalakayin sa pulong at isama ang mga tagubilin o mga attachment kung gusto mong basahin o ihanda ng mga empleyado ang mga materyales bago ang petsa ng pulong. Panatilihin ang iyong memo sa isang pahina o mas kaunti.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingPropesyonal na Tono
Gumamit ng pangkaraniwang pang-araw-araw na propesyonal na wika sa iyong memo at maiwasan ang salitang balbal, panunuya o joke. Malinaw na isulat kung kailan, kung saan at bakit ka nagsasagawa ng pagpupulong, at huwag subukang gawing kahanga-hanga ang mga tagatanggap na may mga masasayang salita sa bokabularyo. Maging direkta at tiyak sa iyong mga detalye at tagubilin sa pagpupulong, habang pinapanatili ang isang magalang at magalang na tono. Iwasan ang damdamin at manatili sa mga pangunahing katotohanan tungkol sa pulong, ayon sa Loyola University. Kahit na tatalakayin mo ang mga isyu sa emosyonal na pagsingil, mga salungatan o mga alalahanin ng kumpanya sa panahon ng pagpupulong, ang iyong memo sa pagpupulong ay nangangailangan ng kalmado, neutral na tono.
Mga paraan upang magpadala ng Memo sa Pagpupulong
Magpadala ng isang memo ng pulong sa parehong paraan na karaniwan mong nakikipag-usap sa mga katrabaho at kawani. Halimbawa, ang isang punong-guro ng elementarya ay maaaring maglagay ng isang hard copy ng memo sa bawat panloob na mailbox ng guro. O, maaari siyang magpadala ng mga memo sa elektronikong paraan sa mga email address ng mga guro. Magpadala lamang ng isang memorandum ng text message sa iyong mga empleyado kung na-notify mo na sila nang maaga na balak mong sasagutin iyon. Ang mga Memo sa pangkalahatan ay masyadong mahaba upang isumite gamit ang text messaging maliban kung ikaw lamang ang supplying ang petsa, oras at lokasyon. Iwasan ang paggamit ng mga personal na email account ng mga empleyado para sa negosyo, ngunit huwag mag-atubiling magpadala ng mga memo sa pagpupulong upang gumana ang mga email address.
