Ang diplomatikong mga email ng trabaho ay tapat at magalang, at nagsisikap na tiyakin na ang mga tagatanggap ay hindi naiintindihan o mali ang kahulugan ng impormasyon. Kapag nagsusulat ng diplomatikong email, gumamit ng pormal, tumpak na wika at maiwasan ang mga emosyonal na salita. Ang layunin ay ang paggamit ng matalinong wika - mga salita na malinaw na maghatid ng mahahalagang mensahe - nang hindi nagdudulot ng masasamang damdamin.
Itakda ang Tono
Itakda ang tono sa pamamagitan ng pagtuon kung paano matutulungan ng iyong mga ideya, mensahe o tagubilin ang iyong mga empleyado. Kilalanin ang anumang mga pakikihalubilo na may kinalaman sa trabaho na kinakaharap nila, tulad ng mga teknikal na problema o pag-setbacks, at magtanong - sa halip na demand - kapag mayroong isang bagay na gusto mo o kailangan. Halimbawa, kung nagdaragdag ka ng higit pang mga tauhan sa isang umiiral na proyekto, isulat, "Alam kong ang proyektong ito ay naglagay ng karagdagang stress sa iyong koponan, kaya tinanong ko si Jane Doe upang tumulong sa pag-edit ng kopya. isang magaspang na draft bago ang katapusan ng linggo? " Ang diplomatikong wika ay may matalinong tono na nagtatangkang ilagay ang mga tatanggap sa kaginhawahan.
$config[code] not foundPanatilihin itong Professional
Iwasan ang personal, kompidensyal o sensitibong mga paksa, tulad ng impormasyon sa suweldo, mga problema sa tauhan o mga panloob na salungatan, sa isang diplomatikong email. Talakayin lamang ang mga pampublikong bagay, nagmumungkahi ng magazine ng Inc. Laging talakayin ang mga personal o kumpidensyal na mga isyu nang harapan, o sa pamamagitan ng telepono kung hindi posible ang isang nakaharap na pulong. Hindi mo alam kung kailan maaaring maipasa ang isang email sa paligid ng opisina. Gumamit ng mga propesyonal na salutations at closings, kaya ang mga tatanggap alam na ang mga sulat ay kaugnay sa trabaho, hindi personal sa likas na katangian.Halimbawa, simulan ang email sa "Hello," "Pagbati" o "Magandang umaga" - hindi "Hey," "Yo" o "Sa aking mga peeps."
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingMatalinong Pumili ng Iyong mga Salita
Tumutok sa mga pahayag na "ako", sa halip na "mga pahayag", lalo na kapag tinutugunan mo ang mga depekto, pagkakamali o pagwawasto sa isang email. Ipaliwanag ang iyong mga pahayag, kaya ang mga tatanggap ay makakuha ng isang malinaw na pag-unawa sa iyong mga layunin at intensyon. Halimbawa, kung gusto mong magpadala ng isang email sa buong kumpanya tungkol sa kahalagahan ng mga deadline ng pagpupulong, isulat, "Palagi akong layunin na matugunan ang mga deadline upang mapanatili ang isang malakas na base sa suporta ng customer. Ang pagiging matagal at kahusayan ay dalawa sa aking mga nangungunang prayoridad, kaya mangyaring makipag-ugnay sa akin kung ang mga sitwasyon ay lumitaw na maaaring humantong sa mga problema sa deadline. "
Maging Direkta at Tiyak
Maging tapat at idirekta sa iyong mga sulat, kaya ang iyong mga katrabaho ay hindi kailangang magbasa sa pagitan ng mga linya o ikalawang hulaan kung ano ang sinusubukan mong sabihin. Ang diplomatikong wika ay mataktika, maigsi at sa punto. Alisin ang labis na mga salita, mga saloobin o mga ideya na maaaring malito ang iyong mga empleyado o magawa ang iyong email. Halimbawa, kung nais mong tugunan ang mga paglabag sa code ng empleyado sa damit sa isang email sa mga guro, isulat, "Mangyaring suriin ang mga kinakailangan sa dress code sa handbook ng empleyado. Walang mga shorts, tank tops o flip flops sa oras ng paaralan." Itaguyod ang email sa "lahat ng mga empleyado," kaya walang sinumang napili.
