Ano sa palagay mo: Pinagbabawalan ba nating lahat ang kahalagahan ng email? Siguro dahil nawala ito sa spam, o dahil sa mga alternatibong channel sa twitter, LinkedIn, at Facebook? Ipinaalala sa akin ng matalinong tao na ang email ay ang gulugod ng social media.
At sa isang kamakailang post sa etiketa sa negosyo sa American Express OPEN Forum, nagsulat ang maliit na eksperto sa negosyo na si Steve Strauss:
"Ang email ay ngayon ang nangingibabaw na anyo ng komunikasyon sa negosyo at dapat ituring na tulad nito. Ang ilang mga pare-parehong patakaran ay tumutulong sa lahat na manatili sa track. "
$config[code] not found
Sinasabi ko na kahit na may "e" sa harap nito, mail pa rin ito. Ito ay komunikasyon ng iyong negosyo. Ito ay hindi lamang benta. At ang aming pagiging immersed sa mabilis-at-bulagsak na komunikasyon ng teksto ay hindi nangangahulugan na hindi namin dapat magbayad ng pansin sa aming sariling mga email. At kung gagawin mo ito - at harapin mo ito, ikaw ay - gawin mo ito ng tama. Sa palagay ko ang listahan ko dito ay walang bagay na hindi namin alam na lahat, ngunit maaaring kailangan namin ang mga paalala. Umaasa ako na makakatulong ito:
1. Panatilihin itong maikli. Lahat tayo ay abala. Karamihan sa atin ay nag-skimming sa aming mga email, naghahanap ng mga pangunahing punto, at nagsisikap na mapasok at palabasin ang mga ito nang mabilis. Hindi ko na sinulat ang anumang bagay na hindi mas kapaki-pakinabang kapag i-cut sa kalahati haba nito.
2. Buuin ang linya ng paksa ng buod. Ang isang ito ay tila halata, ngunit i-scan ang iyong sariling mga email at makikita mo ang karamihan ng mga linya ng paksa ay walang kapantay sa pinakamahusay na. Mayroon kaming mga thread na lumalaki tulad ng snowballs na naka-attach sa paksa ng unang mensahe, isang paksa na matagal nang nabago. Nakarating kami sa mga paksa tulad ng mga headline, sinusubukan na lansihin kami sa pagbabasa nang higit pa. Huwag tunog tulad ng isang spammer. Ilarawan ang iyong mensahe sa iyong linya ng paksa.
3. Magsimula at magtapos sa "ikaw." Ito ay isa sa mga batayan ng pagsusulat ng negosyo sulat: Address ang interes ng iyong mambabasa. Simulan ang iyong unang talata sa salitang "Ikaw" at isama ang isang bagay tulad ng "tinanong mo ako …" o "gusto mo …" o "nabanggit mo" o "kailangan mo." Simulan muli ang iyong huling talata na "muli" makakakuha ng mambabasa ang paggawa ng anumang ito na iyong hinihiling.
4. Tanging isang paksa sa bawat mensahe. Makikita mo ang iyong mga aktwal na resulta ng mga email na magpapatuloy kapag binuwag mo ang iyong mga email sa isang mensahe para sa bawat paksa. Ang mga karagdagang mensahe na nais mong isama ay mas malamang na mawala. Hatiin ang mga mensahe.
5. Gumamit ng naaangkop na tono. Mag-ingat at maging tama sa tono. Ang sarcasm, parody, at irony ay mahirap ilagay sa malamig na hard black and white text. Ang mga tono ay napakadaling naiintindihan. Huwag kailanman magsulat ng isang email na maaaring maling interpretasyon at maipasa sa isang tao sa labas ng konteksto. Huwag magsulat ng isang email na magiging nakakahiya kung naka-quote.
6. Huwag magpadala ng mga dagdag na kopya. Ito ay isang mensahe, hindi isang archive o isang hanay ng mga arko. Namin ang lahat ng galit sa mga cover-iyong-backside ng mga sobrang mga kopya ng pagpunta sa lahat ng email sa kahit sino na maaaring vaguely sa ibang araw akusahan sa iyo ng hindi nagpadala ng isang bagay, o hawakan ng isang bagay, o sinundan up. Ipadala ang iyong email sa mga taong nilayon para sa, at walang ibang tao.
7. Igalang ang spelling at grammar. Gumamit ng isang spellchecker ng hindi bababa sa, ngunit kinikilala habang ginagawa mo na ang mga spellchecker ay hindi nakakuha ng maraming mga glaringly masamang mga error. Ang paggamit ng "doon" para sa "kanilang," halimbawa, o ang pinaka-karaniwang pagkalito ng mga apostrop at plural, na tila ang bawat plural na salita ay nangangailangan ng isang apostrophe. Subukan ang paghahanap sa google o ang aking personal na paboritong, 10 karaniwang mga maling pagbaybay sa oatmeal.com. Ang mga pagkakamali na ito ay ginagawa sa iyong mga komunikasyon kung ano ang isang malaking piraso ng spinach na nahuli sa iyong ngipin sa iyong ngiti.
8. Tandaan na hindi ito pribado. Ang email ng iyong kumpanya ay kabilang sa kumpanya, at ang iyong personal na email ay maaaring matawag sa korte. Ang mga taong gustong makilala at kung paano makikilala sa email. Huwag kailanman isulat sa email ang anumang bagay na nakakahiya sa iyo o sa iyong tatanggap, hindi naaangkop, bigot, iligal, o hangal.
9. Ang email ay hindi para sa mga argumento. Ang mga salita ng galit ay hindi maaaring bawiin. Huwag kailanman magtaltalan sa email. Lumakad ka sa hall o kumuha sa telepono. Natutunan ko na ito ang aking sarili sa mahirap na paraan, na iniisip na ang aking makinang na paggamit ng wikang Ingles ay maaaring gumawa ng isang punto na mas mahusay kaysa sa maaari kong makapagsalita. Hindi kailanman ito ginagawa. Ang email ay hindi kailanman nanalo ng isang punto o huminto sa isang argumento. Ito ay halos palaging gumagawa ng mga bagay na mas masahol pa, hindi mas mabuti.
10. isipin ang mga thread na iyon. Karamihan sa aming email software ay nagtatayo ng mga mahabang email tulad ng mga bata na nagtatayo ng mga snowballs na lumiligid pababa. Ang bawat bagong email ay natipon sa ibaba sa thread. Mayroon bang sinuman out doon na hindi bababa sa isang beses na natanto sa pagkabalisa, huli na, na hindi sinasadyang nag-email sa isang mahabang thread na kasama ang masyadong maraming impormasyon o ilang nakakahiya komento tungkol sa isang tao sa kahabaan ng paraan. Hindi mo ba kinamumuhian ito kapag nangyari iyon? At pagkatapos, bukod sa suliraning iyon, mayroon lamang ang napakalinaw na impormasyon ng walang silbi na impormasyon habang ang bawat bagong email sa thread ay kasama ang lahat ng nakaraang mga email. Isipin kung magkano ang putik na ipinadala namin sa pamamagitan ng pipeline. Kailangan ba ng lahat na ipaalala sa bawat email tungkol sa lahat ng sinabi sa lahat ng mga kaugnay na email?
