May isang responsibilidad na ang mga maliliit na may-ari ng negosyo ay malamang na makalimutan. Ngunit kailangan para sa sinuman na magpatakbo ng mas malaki kaysa sa isang nag-iisang pagmamay-ari. Ito ang iyong responsibilidad na panatilihin ang mga rekord sa iyong mga empleyado. Bagama't hindi ito ang pinaka kapana-panabik na bahagi ng pagpapatakbo ng isang negosyo, mahalaga ito.
Mga Kinakailangan sa Pag-retain ng Rekord ng Kawani
Ang lahat ng mga pederal, pang-estado at lokal na pamahalaan ay may iba't ibang mga kinakailangan pagdating sa pagpapanatili ng tumpak na dokumentasyon tungkol sa pagkuha at iba pang mga function ng HR upang protektahan ang parehong mga empleyado at mga negosyo. Bilang isang negosyo, ang hindi pagtupad sa mga rekord na ito ay maaaring mag-iwan sa iyo ng bukas sa mga maling pag-alis ng pagtatapos o katulad na mga epekto nang walang anumang papeles upang ipagtanggol ang iyong sarili. Narito ang ilan sa mga kinakailangan na maaaring matugunan ng iyong negosyo sa pagdating sa pagpapanatili ng mga tala ng empleyado.
$config[code] not foundPanatilihin ang Mga Rekord ng Pag-hire para sa isang Taon
Kapag nag-hire ka para sa isang bagong posisyon, ang mga pederal na batas tulad ng mga Amerikanong May Kapansanan na Batas at Titulo VII ay nangangailangan sa iyo na maging di-diskriminasyon sa iyong proseso ng pag-hire. Kaya dapat mong panatilihin ang lahat ng mga application, Resume at iba pang dokumentasyon mula sa proseso ng pag-hire para sa hindi bababa sa isang taon pagkatapos ng trabaho ay napunan kung ang sinuman sa mga partido na hindi nakatanggap ng trabaho ay nagpasiya na maghain ng isang kaso.
Panatilihin ang Mga Talaan ng Payroll para sa Tatlong Taon
Ang mga tala ng payroll ay mahalaga para sa pagtiyak na ang mga empleyado ay medyo nabayaran para sa mga oras na nagtrabaho sila at para tiyakin na ang iyong negosyo ay sumusunod sa anumang mga overtime at minimum na pasahod. Hinihiling sa iyo ng batas na panatilihin ang mga tala na ito sa kamay para sa mga di-exempt na empleyado sa loob ng tatlong taon. Gayunpaman, maaari ring piliin ng mga empleyado na mag-file ng mga lawsuits kung sa palagay nila utang nila ang babayaran para sa anumang nagtrabaho na overtime. Kaya maaari itong maging kapaki-pakinabang para sa iyo upang panatilihin ang mga ito sa kamay hanggang sa limang taon matapos ang pagwawakas.
Panatilihing I-9 ang mga Form para sa isang Taon Pagkatapos ng Pagwawakas
Ang mga I-9 na form ay kinakailangan para sa mga negosyo upang ipakita na napatunayan nila na ang isang empleyado ay karapat-dapat para sa trabaho sa Estados Unidos. Ayon sa batas, kinakailangang panatilihin mo ang mga form na ito sa loob ng tatlong taon pagkatapos mag-hire ng isang empleyado o isang taon pagkatapos na wakasan ang isang empleyado, alinman sa petsa ang dumating sa ibang pagkakataon. Kinakailangan mo ring iimbak ang mga pormang ito nang hiwalay mula sa iba pang mga talaan ng tauhan.
Panatilihin ang Papeles ng Separation para sa Limang Taon Pagkatapos Pagwawakas
Ang pagpapanatili ng mga gawaing papel na may kaugnayan sa pagwawakas o paghihiwalay ay mahalaga din kung sakaling ikaw ay nahaharap sa anumang mali na mga isyu sa pagwawakas. Itaguyod ang mga titik sa pagbibitiw at lumabas ng mga gawaing panayam sa pakikipanayam sa kamay nang tatlong taon pagkatapos umalis ang empleyado at paghiwalay ng papeles sa loob ng limang taon.
Panatilihin ang FMLA Leave Reports para sa Tatlong Taon Pagkatapos ng Pagwawakas
Ang Family Medical Leave Act ay naroon upang matiyak na ang mga karapat-dapat na empleyado ay makatanggap ng hindi bayad na bakasyon kung saan ang kanilang trabaho ay protektado sa kaganapan ng medikal o isyu ng pamilya. Kung ang isang empleyado ay nagsumite ng isang kahilingan para sa FMLA leave, dapat mong panatilihin ang impormasyong iyon sa iyong mga rekord para sa hindi kukulangin sa tatlong taon matapos ang mga bahagi ng empleyado ng mga paraan sa iyong negosyo, hindi alintana kung ang pahintulot ay ibinigay o hindi.
Panatilihin ang Mga Benepisyo sa Retirement Form para sa Anim na Taon
Kung ikaw ay nagbibigay ng mga benepisyo sa pagreretiro sa mga empleyado, dapat mong panatilihin ang impormasyong iyon sa kamay para sa hindi bababa sa anim na taon pagkatapos umalis o matapos ang empleyado, bawat Employee Retirement Income Security Act. Bilang karagdagan, ipinasiya ng mga korte na responsibilidad ng kumpanya na patunayan na nagbigay sila ng sapat na saklaw at mga benepisyo sa kaganapan ng isang empleyado, sa halip na responsibilidad ng empleyado na patunayan ang coverage ay hindi sapat.
Panatilihin ang Mga Tala ng Pagsusuri ng Gamot para sa Limang Taon
Sa ilang mga kaso, ang impormasyon sa pag-check sa background at drug testing ay maaaring mahulog sa ilalim ng pamantayan ng iba pang impormasyon sa pagkuha. Gayunpaman, kung ang trabaho ay may kaugnayan sa transportasyon, pagkatapos ay kinakailangan mong panatilihin ang mga rekord ng anumang mga pagsusuring gamot na isinagawa sa loob ng limang taon bilang bahagi ng regulasyon sa kaligtasan ng Kagawaran ng Transportasyon.
Panatilihin ang Mga Rekord ng Buwis sa Empleyado para sa Apat na Taon
Pagdating sa mga buwis na may kaugnayan sa mga empleyado, inirerekomenda ng IRS ang pag-iingat ng mga tala para sa apat na taon sa kaso ng isang pag-audit. Dapat itong isama ang lahat ng sahod, pagbabayad ng pensyon, impormasyon ng tip, W-2 at W-4 form, at anumang iba pang kaugnay na impormasyon.
Panatilihin ang Mga Rekord ng Kalusugan at Kaligtasan ng Empleyado sa Limang Taon
Hinihiling sa iyo ng Batas sa Kaligtasan at Kalusugan ng Trabaho na kunin at panatilihin ang mga rekord ng anumang pinsala sa empleyado at mga sakit na nakuha sa lugar ng trabaho, na may maikling paglalarawan at anumang iba pang may kinalaman na impormasyon. Ito ay upang matiyak na ang mga empleyado ay ibinigay sa isang ligtas na kapaligiran sa trabaho at na ang anumang mga isyu ay hinahawakan nang naaayon.
Panatilihin ang Impormasyon ng Seguro sa Pagkawala ng Trabaho para sa Hanggang Pitong Taon
Ang mga rekord sa rekord ng pagkawala ng trabaho ay nag-iiba ayon sa estado. Gayunpaman, sa ilang mga kaso, maaaring kailanganin mong panatilihin ang mga tala na iyon sa pagitan ng apat at pitong taon. Sa partikular, hinihiling ng Washington D.C. ang mga negosyo na itago ang mga rekord na iyon sa loob ng pitong taon.
Panatilihin Kontrata hanggang sa Limang Taon
Kung nagtatrabaho ka sa mga independiyenteng kontratista o mga third party, maaari mo ring matugunan ang ilang mga kinakailangan sa pag-iingat ng rekord ng estado. Sa Virginia, ang mga negosyo ay kinakailangan upang panatilihin ang mga kontrata sa kamay para sa limang taon matapos ang isang kasunduan ay ginawa. At ang iba pang mga estado ay mayroon ding mga katulad na pangangailangan sa pagitan ng tatlo at apat na taon.
Larawan sa pamamagitan ng Shutterstock
2 Mga Puna ▼
