Ang susi sa pagsulat ng isang epektibong ulat ay upang manatili lamang sa mga katotohanan. Tumutok sa mga pinakamahalagang detalye. Ang pinakamahusay na mga ulat ay nagbibigay ng isang malinaw at maigsi paliwanag ng paksa sa kamay. Maraming mga tao ang naniniwala na ang isang ulat ay dapat na mahaba at inundated sa mga detalye, ngunit sa katotohanan, ang isang epektibong ulat ay makakakuha ng karapatan sa punto ng bagay sa isang maigsi paraan. Bago ka magsimula sa pagsusulat ng ulat munang lumikha ng isang bulleted na listahan ng lahat ng mga paksa na kailangan mong talakayin. Pagkatapos ay maaari mong ayusin ang ulat batay sa impormasyong ito.
$config[code] not foundBalangkasin ang iyong ulat bago mo isulat ito. Lumikha ng pangkalahatang mga seksyon, at pagkatapos ay hatiin ang mga seksyon sa mas maliit na subseksyon na may mga pamagat na naglalarawang at madaling sundin. Gawin ang balangkas sa isang talaan ng mga nilalaman at isama ang talaan ng mga nilalaman sa simula ng ulat, kaya madaling ma-reference ng mambabasa ang impormasyon ng ulat.
Tukuyin ang iyong madla. Sino ang magbabasa ng ulat na ito? Matutulungan ka nitong magpasya sa tono ng ulat. Magpasya kung ito ay impormal o pormal. Anuman ang tono na ginagamit mo, magsulat ng plain, tuwirang wika. Iwasan ang "pagsasalita ng korporasyon," na hindi maintindihang pag-uusap at malalaking salita.
Simulan ang ulat sa isang buod ng executive. Ibuod ang mga pangunahing punto. Gumamit ng mga bullet para sa pagiging simple at upang maakit ang pansin sa mga pangunahing layunin ng ulat. Bumalik sa eksaktong buod na ito pagkatapos makumpleto ang ulat upang kumpirmahin na nakuha mo ang lahat ng pinakamahalagang detalye.
Magbigay ng mga tiyak na detalye sa bawat subseksyon na iyong binalangkas sa unang hakbang. Hatiin ang mga ito sa maikling talata. Ang bawat talata ay hindi dapat lumampas sa apat o limang pangungusap. Iwasan ang mga detalyadong paglalarawan: I-estado ang iyong punto, may-katuturang mga istatistika, o mga iminungkahing pagkilos, at lumipat sa susunod na seksyon.
Gumamit ng mga visual sa pagmo-moderate upang ilarawan ang iyong mga punto. Ang mga graph, mga tsart at mga larawan na sumusuporta sa iyong mga natuklasan ay makakatulong sa mga mambabasa na maunawaan ang mga konsepto.
Basahin ang ulat nang dalawang beses pagkatapos makumpleto ang unang draft. Gupitin ang mga hindi kailangang salita at kalabisan na wika. Tamang grammar at mga error sa spelling.
Ilabas ang teksto ng ulat sa isang kaakit-akit na template na may simpleng takip. Ang Microsoft Office ay may libreng mga template ng ulat na magagamit sa site ng Microsoft (tingnan ang Mga Mapagkukunan). I-encode ang ulat sa umiiral na spiral upang madali itong i-flip sa mga pahina.
Tip
I-minimize ang bilang ng pahina kung nais mong epektibo ang ulat.
Huwag pahintulutan ang iyong mambabasa na mawala o matakot sa haba ng ulat. Gusto mong basahin ng buong tao ang ulat sa kabuuan nito kaysa sa simpleng pagsamahin ito.
Payagan ang isa pang mambabasa na tingnan ang ulat upang matiyak na epektibo itong binibigyan ng iyong mga punto.
